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Prozess zur Verbesserung der Zusammenarbeit

Der Prozess zu Verbesserung der Zusammenarbeit folgt einem  ganzheitlichen Dienstleistungsprozess.

Die folgende Darstellung beschreibt den Prozess zur Verbesserung der Zusammenarbeit modellhaft.

Um passgenaue Maßnahmen und Prozesse umzusetzen, kann hiervon im Einzelfall individuell abgewichen werden.

Beispiel 

Kunde: Automobilhersteller, Thomas Schmidt (IT-Manager, ITM)

Ziel: Verbesserung der Zusammenarbeit in der IT-Abteilung, Fokus liegt auf der Projektarbeit

Was unsere Prozesse der Zusammenarbeit ausmacht:

  • Entwicklungsbegleitung zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Abteilungen bis hin zu Bereichen
  • Sehr erfahrene Berater mit eigener Managementerfahrung
  • Individuell entwickelte Vorgehensweise mit fortlaufendem Monitoring
  • Klar strukturierte Prozesse und parallele Begleitung der beteiligten Parteien

Anfrage

Thomas Schmidt (ITM) und Lucas Mees (Geschäftsführer der Peter Knapp GmbH) erarbeiten im Dialog eine Darstellung der Ist-Situation zwischen den Mitarbeitern im IT-Bereich.

Aktuell bestehen Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit zwischen einzelnen IT-Spezialisten. Da ein großes Projekt ansteht wünscht sich Thomas Schmidt eine enge und wirksame Kooperation.   

 

Beraterauswahl und Auftragsklärung

Im anschließenden Telefonat schlägt Lucas Mees Beraterprofile vor und beantwortet Fragen zu diesen. Thomas Schmidt (ITM) und seine Mitarbeiter entscheiden sich, Stefan Spies als Berater kennenzulernen.

Daraufhin trifft sich Thomas Schmidt mit Stefan Spies zu einem persönlichen Kennenlernen und einer Besprechung der Zielerarbeitung.

Konzeption

Auf Grundlage der Vorgespräche erarbeitet Stefan Spies eine Vorgehensweise und stellt sie Herrn Schmidt vor.

Gemeinsam entwickeln Stefan Spies und Thomas Schmidt diese Idee weiter. 

Am Ende liegt ein Ablauf des umsetzungsfähigen Gesamtprozesses vor.

 

Durchführung eines Prozesses zur Verbesserung der Zusammenarbeit                

1. Analyse durch Interviews

Stefan Spies führt halbstrukturierte Interviews mit zentralen Beteiligten durch. Die Gespräche dienen dazu, die Situation und ihre Historie aus unterschiedlichen Blickwinkeln im Einzelnen zu verstehen.

2. Workshop „Ist-Situation“

Thomas Schmidt (ITM) und seine Mitarbeiter kommen zu einem ersten Workshop zusammen. In diesem stellt Stefan Spies die Ergebnisse der Interviews sowie seine daraus resultierenden Schlussfolgerungen vor. Es folgt eine moderierte Diskussion über die Resultate.

3. Workshop „Zielbild und Vorgehensweise“

In einem weiteren Workshop werden Erwartungen und Ziele an den Prozess dargestellt, erläutert und ausgetauscht. Zudem werden Schwerpunkte definiert, mögliche Arbeitsmethoden vorgestellt und Handlungsfelder konkretisiert. Im Ergebnis entsteht eine einheitliche Sichtweise auf die Ausgangssituation.

Vorbereitung

  1. Meeting „Review & next steps“

In einem Meeting zwischen Thomas Schmidt (ITM) und Stefan Spies werden die beiden Workshops ausgewertet. Darüber hinaus werden die nächsten Schritte definiert und die nächsten Workshops vorbesprochen.

  1. Workshop „Gesamtes Team“

Die gesamte IT-Abteilung kommt zu einem eintägigen Workshop zusammen. Dieser dient der Selbstklärung innerhalb des Bereichs, der Entwicklung eines gemeinsamen Standpunktes und der Bearbeitung von konfliktären Situationen und Beziehungen zwischen einzelnen Mitarbeitern.

  1. Einzelgespräche

Im Einzelsetting mit Stefan Spies können die IT-Mitarbeiter individuelle Fragestellungen erörtern und persönliche Handlungsfelder in Bezug auf die Zusammenarbeit des gesamten Teams besprechen. Stefan Spies begleitet sie in der Umsetzung der entwickelten Lösungen und Handlungsoptionen.

  1. Vorbereitung auf den nächsten gemeinsamen Workshop

In einer vorbereitenden einstündigen Sitzung bespricht der Abteilungsleiter Thomas Schmidt die Erwartungen an den nächsten gemeinsamen Termin mit Stefan Spies. Die zu besprechenden Themen werden gesammelt und strukturiert.

 

 

Durchführung des gemeinsamen Workshops

  1. Workshop: IT-Manager und IT-Mitarbeiter

Thomas Schmidt und seine Mitarbeiter finden sich zu einer eintägigen Sitzung zusammen. Diese hat den folgenden Ablauf:

 

  • Kontaktphase: Nach der Begrüßung definieren die Beteiligten die Ziele für die Sitzung. Grundlage hierfür bilden die bereits definierten Handlungsfelder.
  • Themen sammeln: Alle für die Zielerreichung relevanten Themen werden gesammelt.
  • Themen strukturieren: Die Themen werden strukturiert und in Rubriken eingeteilt.
  • Themen priorisieren: Die Themen werden nach Relevanz und Dringlichkeit priorisiert.
  • Themen bearbeiten: Mithilfe unterschiedlicher Moderationstools werden die Themen in der vereinbarten Reihenfolge bearbeitet. Darausfolgend werden praxisnahe Lösungen entwickelt und gemeinsame Beschlüsse gefasst.
  • Ergebnissicherung: Aus den gefassten Beschlüssen ergeben sich konkrete Vereinbarungen für die Zusammenarbeit. Diese werden in Form eines Ergebnisprotokolls schriftlich festgehalten.
  • Abschluss: Bevor die Sitzung geschlossen wird, reflektieren alle Beteiligten den Verlauf des Tages und dessen Ergebnisse. Sie definieren zudem Erwartungen an die Umsetzung der Vereinbarungen.

 

Nachbereitung

  1. Workshop „Umsetzung/Praxiserfahrungen“

Ca. 8 Wochen nach dem ersten Workshop findet ein weiterer eintägiger Workshop mit der gesamten Abteilung und ihrem Manager Thomas Schmidt statt. Die Beteiligten stellen ihre Sicht auf die Zeit seit dem ersten Workshop dar und evaluieren die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen. Stefan Spies erklärt in einer Situationsanalyse seine Perspektive und erläutert dabei insbesondere die Veränderung der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Mitarbeitern.

Die getroffenen Vereinbarungen werden auf ihre Praxistauglichkeit hin überprüft und vereinzelt weiterentwickelt.

 

Evaluation

Ca. 6 bis 8 Wochen nach Abschluss des gesamten Prozesses zur Verbesserung der Zusammenarbeit wird dieser in einem eineinhalbstündigen Gespräch zwischen Thomas Schmidt und Stefan Spies mit Fokus auf die zu Beginn definierten Ziele evaluiert.

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